Stadsstyrelsen
Esityslista 15.06.2026/Asianro 16

STST 15.06.2026     

501/00.01.01/2026  

Beredning Förvaltningsdirektör Tomas Määttä

Riksdagens justitieombudsman har begärt en utredning och ett utlåtande från Lovisa stad gällande ett klagomål som gäller Lovisa stads förfarande vid behandlingen av ett invånarinitiativ.

Lovisa stad har blivit ombedd att tillställa en utredning för prövningen av klagomålet från de personer som ansvarat för behandlingen av begäran om handlingar och att ge ett eget utlåtande i ärendet. I utredningen och utlåtandet har man begärt att staden ägnar uppmärksamhet särskilt åt vad som föreskrivs i förvaltningslagen om behandlingen av ärenden utan ogrundat dröjsmål samt åt vad som föreskrivs om behandlingen av invånarinitiativ i Lovisa stads förvaltningsstadga. Dessutom har man begärt att staden tar ställning till huruvida behandlingen av den klagandes ärende har genomförts på tillbörligt sätt i relation till det ovan nämnda.

1. Klagomålets innehåll

I det klagomål som riktats mot Lovisa stad kritiseras stadens förfarande på följande sätt:

Den klagande uppger att hen 13.2.2025 lämnat in ett invånarinitiativ till stadsfullmäktige i Lovisa stad gällande skötseln av hjältegravar i Lovisa. Initiativet har utöver den klagande undertecknats av 102 Lovisabor. Den klagande har lämnat in en begäran till staden om att få diarienumret för initiativet, vilket hen fick svar på först 3.3.2025. I klagomålet kritiseras det faktum att den klagande inte ännu 12.12.2025 underrättats om vilken myndighet som behandlar ärendet, behandlingstiden för initiativet eller vem som ger närmare upplysningar om behandlingen av initiativet och de åtgärder som vidtagits till följd av det.

Den klagande riktar också kritik mot behandlingen av anhängiga invånarinitiativ vid stadsfullmäktige i Lovisa stads sammanträde 15.10.2025, § 156. Den klagande har fäst uppmärksamhet vid att inte det invånarinitiativ som hen inlämnat finns bland de initiativ som behandlades då. Hen hänvisar dessutom till 167 § i Lovisa stads förvaltningsstadga, som lyder enligt följande:

Ett initiativ behandlas av den kommunala myndighet som har behörighet att fatta beslut i den fråga som initiativet gäller. Om den behöriga myndigheten är ett organ ska organet underrättas om initiativen och de åtgärder som vidtagits på grund av dem, på det sätt som anges nedan.

Stadsstyrelsen ska årligen i oktober för stadsfullmäktige lägga fram en förteckning över de initiativ som har tagits i frågor som hör till stadsfullmäktiges behörighet och över de åtgärder som har vidtagits på grund av initiativen.

Stadsfullmäktige kan samtidigt besluta vilka initiativ som är slutbehandlade.

Enskilda initiativ som lyder under stadsfullmäktiges befogenhet framläggs stadsfullmäktige för behandling efter beredning. Då stadsfullmäktige godkänner svaret som getts med anledning av motionen eller initiativet konstaterar stadsfullmäktige motionen vara slutbehandlad eller initiativet vara slutbehandlat.

När det gäller initiativ som hör till något annat organs behörighet än stadsfullmäktiges ska organet i fråga underrättas om initiativen på det sätt som organet bestämt. Organet kan samtidigt besluta vilka initiativ som är slutbehandlade.

Alla initiativ som är anhängiga i kommunen behandlas av behörig kommunal myndighet utan ogrundat dröjsmål.

Den klagande upplever att inte bestämmelserna i förvaltningslagen och stadens förvaltningsstadga iakttagits, eftersom det initiativ som den klagande inlämnat inte behandlades av stadsfullmäktige 15.10.2025 i det sammanhang där en förteckning över sådana initiativ som omfattas av stadsfullmäktiges behörighet lades fram för fullmäktige.

Den klagande lyfter också fram en omständighet som framgår av bilagan till § 156 för stadsfullmäktiges sammanträde 15.10.2025, enligt vilken det äldsta invånarinitiativ som inte behandlats hade inlämnats 24.3.2021, och därtill förekommer det enligt den klagande också andra icke behandlade invånarinitiativ från 2022, 2023 och 2024. Den klagande riktar ytterligare kritik mot Lovisa stads förvaltning och stadsstyrelsen för att de inte handlar i enlighet med 38 § i kommunallagen. Kritik riktas också mot stadsdirektörens ansvar enligt förvaltningsstadgan att övervaka stadens tjänsteinnehavares, arbetstagares och förtroendemannaorgans verksamhet samt vidta gåtgärder för att avlägsna missförhållanden samt att följa upp lagligheten och ändamålsenligheten av beslut som fattas av stadsstyrelsen, sektionerna, nämnderna och kommittéerna samt av förtroendevalda, tjänsteinnehavare och arbetstagare, och vidta vid behov sådana åtgärder som avses i lagen för att ta upp ett ärende till behandling i stadsstyrelsen.

I klagomålet framförs också att stadsstyrelsen i Lovisa stad inte på tillbörligt sätt fullgör de uppgifter som ankommer på den enligt kommunallagen. Kritik riktas mot stadsdirektörens skyldighet att övervaka att man inom stadens förvaltning noga följer Finlands lag och stadens förvaltningsstadga. När det gäller stadsstyrelsen hänvisar den klagande till 38 § i kommunallagen (410/2025), enligt vilken stadsstyrelsen leder kommunens verksamhet och ekonomi. I klagomålet konstateras dessutom att stadsdirektören enligt stadens förvaltningsstadga

19. /3. övervakar stadens tjänsteinnehavares, arbetstagares och förtroendemannaorganens verksamhet samt vidtar åtgärder för att avlägsna missförhållanden
20. /4. följer upp lagligheten och ändamålsenligheten av beslut som fattas av stadsstyrelsen, sektionerna, nämnderna och kommittéerna samt av förtroendevalda, tjänsteinnehavare och arbetstagare samt vidtar vid behov sådana åtgärder som avses i lagen för att ta upp ett ärende till behandling i stadsstyrelsen.

För tydlighetens skull konstaterar utlåtandegivaren att dessa bestämmelser i förvaltningsstadgan finns i den förvaltningsstadga som trädde i kraft 1.9.2025 i § 34 (punkt 19 och 20) och i den förvaltningsstadga som var i kraft till och med 31.8.2025 i § 35 (punkt 3 och 4). I klagomålet misstänks att stadsstyrelsen inte övervakar att den underlydande stadsdirektören fullgör de uppgifter som ankommer på honom enligt förvaltningsstadgan.

2. Utredning av ärendet

Det invånarinitiativ som klaganden inlämnat finns i Lovisa stads ärendehanterings- och behandlingssystem. Initiativet fördes in i stadens diarium 3.3.2025. I ärendehanterings- och behandlingssystemet finns inga närmare uppgifter om hur ärendet behandlats inom Lovisa stads förvaltning. Informationen om att invånarinitiativet inkommit till staden har inte vidarebefordrats från ärendehanterings- och behandlingssystemet för beredning. Eftersom ärendet faller inom stadsstyrelsens behörighet kunde ärendet ha beretts av till exempel förvaltningsdirektören. Tjänsten som förvaltningsdirektör vid Lovisa stad sköttes dock av tre olika tjänsteinnehavare under 2025. På grund av detta är det inte längre möjligt att utreda noggrannare varför ärendet inte har behandlats och varför initiativtagaren inte har underrättats om vilken myndighet som behandlar ärendet, behandlingstiden för initiativet eller vem som ger närmare upplysningar om behandlingen av initiativet och de åtgärder som vidtagits till följd av det.

Av ärendehanterings- och behandlingssystemet framgår inte att invånarinitiativet skulle ha besvarats före 12.12.2025.

Beredaren av detta ärende har på grund av klagomålet utrett varför det inte gällande invånarinitiativet, som behandlades av stadsstyrelsen i Lovisa stad 26.1.2026, § 28, inom rimlig tid efter stadsstyrelsens sammanträde skickats till den klagande i egenskap av initiativtagare information i form av ett protokollsutdrag om att det invånarinitiativ som hen inlämnat konstaterats slutbehandlat genom stadsstyrelsens beslut. Förseningen i utskickandet av protokollsutdraget har berott på ett mänskligt misstag i informationsflödet mellan förvaltningsdirektören och byråsekreteraren. Till detta har bidragit den i viss mån otydliga formuleringen av stadsstyrelsens beslut. Till den klagande skickades dock ett protokollsutdrag 7.5.2026, där det konstateras att invånarinitiativet är slutbehandlat, omedelbart när man märkte att ingen information skickats till hen om att behandlingen av initiativet slutförts.

3. Rättsnormer

Enligt 21 § 1 momentet i Finlands grundlag (731/1999) har var och en rätt att på behörigt sätt och utan ogrundat dröjsmål få sin sak behandlad av en domstol eller någon annan myndighet som är behörig enligt lag samt att få ett beslut som gäller hans eller hennes rättigheter och skyldigheter behandlat vid domstol eller något annat oavhängigt rättskipningsorgan.

Enligt 7 § 1 momentet i förvaltningslagen (434/2003) ska möjligheterna att uträtta ärenden och behandlingen av ärenden hos en myndighet om möjligt ordnas så att den som vänder sig till förvaltningen får behörig service och att myndigheten kan sköta sin uppgift med gott resultat. Enligt 23 § ska ärenden behandlas utan ogrundat dröjsmål. Myndigheten ska på en parts begäran ge en uppskattning om när ett beslut kommer att ges samt svara på förfrågningar om hur behandlingen fortskrider.

Enligt 5 kapitlet 23 § 1 momentet i kommunallagen har kommuninvånarna samt sammanslutningar och stiftelser som har verksamhet i kommunen samt de som äger eller besitter fast egendom i kommunen rätt att komma med initiativ i frågor som gäller kommunens verksamhet. Initiativtagaren ska informeras om de åtgärder som vidtagits med anledning av initiativet.

Även i lagberedningsmaterialet (RP 268/2014) konstateras gällande invånarinitiativ bland annat att initiativtagaren ska informeras om de åtgärder som vidtagits med anledning av initiativet. God förvaltning innebär att initiativtagaren relativt fort efter att ha lämnat in sitt initiativ får information om vilken kommunal myndighet som kommer att behandla initiativet och enligt vilken tidsplan. När initiativet är behandlat, ska initiativtagaren underrättas om de åtgärder som man möjligen kommer att vidta eller som man redan har vidtagit i ärendet eller få för kännedom ett beslut om att initiativet inte ger anledning till åtgärder.

Den senaste versionen av Lovisa stads förvaltningsstadga godkändes av stadsfullmäktige 25.6.2025, § 108, och har varit i kraft sedan 1.9.2025. Enligt § 167 i den nu gällande förvaltningsstadgan behandlas alla initiativ som är anhängiga i kommunen av behörig kommunal myndighet utan ogrundat dröjsmål. En till sitt innehåll motsvarande bestämmelse fanns i § 162 i den förvaltningsstadga som gällde till och med 31.8.2025.[MS1.1] Enligt § 168 i förvaltningsstadgan ska initiativtagaren inom en månad från det att initiativet anlände underrättas om hos vilken myndighet initiativet behandlas, den beräknade behandlingstiden och vem som ger närmare upplysningar om behandlingen. Vidare ska initiativtagaren när initiativet är slutbehandlat enligt § 168 i förvaltningsstadgan underrättas om huruvida initiativet har lett till åtgärder. En motsvarande bestämmelsen fanns i § 166 i den förvaltningsstadga som var i kraft våren 2025. Den dåvarande förvaltningsstadgan hade godkänts av stadsfullmäktige 13.11.2024, § 132.

4. Slutsatser

Enligt utredningen inkom det i februari 2025 till staden ett 3.3.2025 diariefört invånarinitiativ som fallit inom ansvarsområdet stadskansliets ansvarsfält. Initiativet har inte vidarebefordrats till någon för åtgärder från ärendehanterings- och behandlingssystemet, utan ärendet har uppenbarligen endast varit känt för förvaltningsdirektören. När det gäller Lovisa stads förvaltningsverksamhet skickas vanligtvis anhängiggjorda ärenden (jämte handlingar) som har tillställts registratorskontoret av registratorskontoret till det ansvarsområde till vars verksamhetsområde ärendet hör.

I det aktuella ärendet verkar det utifrån utredningen ha skett så att ärendet inte har slutbehandlats genom att lämna ett svar till den klagande som lämnat in invånarinitiativet på grund av den stora omsättningen bland de tjänsteinnehavare som skött tjänsten som förvaltningsdirektör och på grund av deras stora arbetsbelastning. Det verkar också ha förekommit mänskliga misstag i samband med att ärendet inte slutbehandlades och det slutgiltiga beslutet inte skickades till klaganden i egenskap av initiativtagare.

Behandling av invånarinitiativ i stadsfullmäktige och stadsstyrelsen

I enlighet med det som konstateras ovan ska stadsstyrelsen i Lovisa stad enligt 167 § i förvaltningsstadgan årligen i oktober för stadsfullmäktige lägga fram en förteckning över de initiativ som har tagits i frågor som hör till stadsfullmäktiges behörighet och över de åtgärder som har vidtagits på grund av initiativen.

Förvaltningsstadgan avser sådana invånarinitiativ som på något sätt faktiskt uttryckligen hör under stadsfullmäktiges behörighet i enlighet med förvaltningsstadgan. Som exempel kan nämnas ett initiativ som gäller inspelning och lagring av stadsfullmäktiges sammanträden.

Klaganden kritiserade det att stadsfullmäktige i Lovisa stad inte behandlade hens invånarinitiativ på sitt sammanträde 15.10.2025, § 156. Den klagande kritiserade med samma grunder också stadsstyrelsens förfarande när inte den heller på sitt sammanträde 6.10.2025, § 348, reagerade på att klagandens invånarinitiativ saknades från den lista som skulle läggas fram för stadsfullmäktige på dess sammanträde 15.10.2025. Fullmäktige behandlade inte klagandens initiativ eftersom det inte har ansetts omfattas av stadsfullmäktiges behörighet och en enskild tjänsteinnehavare har kunnat ge ett svar på det. Av detta skäl föreslog inte heller stadsstyrelsen stadsfullmäktige att behandlingssituationen för det initiativ som den klagande tagit skulle antecknas för kännedom av fullmäktige.

Gällande stadsfullmäktiges sammanträde 15.10.2025, § 156, uttalar sig stadsstyrelsen i fråga om de invånarinitiativ vars behandling det finns information om i bilagan till § 156 att de inte strängt taget verkar vara sådana invånarinitiativ som enligt vad som avses i 167 § i förvaltningsstadgan omfattas av stadsfullmäktiges behörighet. För det andra konstateras det att inte alla dessa invånarinitiativ som den klagande hänvisar till i sitt klagomål som under behandling varande längre är föremål för behandling, utan på de sätt som framgår av de handlingar som bifogas utlåtandet har en del initiativ redan besvarats, i motsats till hur den klagande tolkat saken i sitt klagomål. I bilagan till § 156 som behandlades vid stadsfullmäktiges sammanträde 15.10.2025 presenteras invånarinitiativen och deras behandlingsläge i tabellform, och av den framgår vilka av de initiativ som lagts fram för fullmäktige har behandlats och vilka som fortfarande är under behandling.

Avslutningsvis

I klagomålet kritiseras stadsstyrelsen för att den inte fullgör sin tillsynsuppgift enligt kommunallagen. Också stadsdirektörens förfarande kritiseras. Det kan konstateras att förseningen i behandlingen av invånarinitiativet är mycket beklaglig. På basis av utredningen har ärendets beredningsprocess inte genomförts på sedvanligt sätt och har inte slutförts i tillräckligt god tid.

Kritiken kan anses vara relativt sträng med tanke på det totala antal olika initiativ, förfrågningar och begäranden om handlingar och uppgifter som varje år riktas till Lovisa stad och som besvaras inom de tidsfrister som fastställs i lagstiftningen.

Stadsstyrelsen konstaterar att det inte finns några bestämmelser om behandlingstiderna för invånarinitiativ i Lovisa stads förvaltningsstadga, så anhängiggjorda invånarinitiativ ska behandlas av kommunens behöriga myndighet utan ogrundat dröjsmål i enlighet med 23 § i förvaltningslagen. I detta fall har kravet på behandling utan dröjsmål tyvärr inte uppfyllts. Stadsförvaltningen införde hösten 2025 ett uppföljningssystem med uppföljningstabeller för uppföljningen av behandlingen av nya initiativ. Ett liknande system används bland annat när det gäller uppföljning av besvarandet av begäranden om handlingar och uppgifter.

Kompletterande mötesmaterial:

Riksdagens justitieombudsmans begäran om utredning med bilagor

Föredragning   Stadsstyrelsens orförande

Förslag Stadsstyrelsen beslutar som sitt utlåtande och sin utredning i ärendet EOAK/8286/2025 hänvisa till det ovan framlagda yttrandet som beretts av förvaltningsdirektören.

Stadsstyrelsen beslutar tillställa riksdagens justitieombudsman följande utlåtanden och andra handlingar:

– De invånarinitiativ som behandlades av stadsfullmäktige 15.10.2025, § 156, och de svar som getts på dem

(innehåller personuppgifter, publiceras inte i det allmänna datanätet)
– Tabell över behandlingsläget för invånarinitiativ, stadsfullmäktige 15.10.2025, § 156

– Lovisa stads förvaltningsstadga, godkänd av stadsfullmäktige 25.6.2025, § 108

– Lovisa stads förvaltningsstadga, godkänd av stadsfullmäktige 13.11.2024, § 132

Denna paragraf justeras omedelbart.

Beslut