Direktionen för Lovisa medborgarinstitut
Esityslista 31.03.2026/Asianro 4

DIRLOVMI 31.03.2026     

352/01.01.00/2026  

Beredning Bildningsdirektör Kirsi Kinnunen tfn 044 055 5250

 Rektor för Lovisa medborgarinstitut Anu Tikka-Blomqvist tfn 040 6632 840

 Bakgrund

 Lovisa medborgarinstitut är en viktig del av stadens livskraft, välbefinnande och möjligheter till livslångt lärande. Medborgarinstitutet är den enda vuxenläroanstalten i sitt område och en central aktör som stärker invånarnas kunskaper, delaktighet och gemenskap samt stöder stadens strategiska mål i främjandet av bildning, välfärd och aktivt medborgarskap.

 Uppgiften som Lovisa medborgarinstituts rektor är omfattande och innebär ett helhetsansvar. Rektorn svarar för den pedagogiska och operativa ledningen, ekonomin, personalen, utvecklingen av verksamheten, säkerhet och myndighetsskyldigheter.

 Antalet undervisningstimmar vid medborgarinstitutet är cirka 10 000 per år. Årligen finns det cirka 130 visstidsanställda timlärare. I den ordinarie personalen ingår utöver rektorn fyra planeringsansvariga lärare, en medborgarinstitutslärare samt en institutsekreterare. Organisering av kundservice och orientering sysselsätter rektorn även om det är kundservicekontoret Lovinfo som sköter det för tillfället. Rektorns undervisningsskyldighet är 50–100 undervisningstimmar per år eftersom rektorn bör ha en kontaktyta till studerandena och den praktiska verksamheten. Även utvecklingen av rektorns eget ansvarsområde utgör en arbetskrävande andel; för närvarande finns det cirka 1 000 kursplaneringstimmar, vilket är 10 % av antalet årstimmar vid institutet. Detta beror på att de planeringsansvariga lärarnas arbetstid inte räcker till planeringen av alla institutets timmar.

 Rektorn ansvarar för att leda hela institutets personal på distans, styra undervisningen och verksamheten som helhet samt koordinera de flera geografiskt spridda verksamhetsställena. Medborgarinstitutet har för närvarande 63 undervisningsställen inom området för tre avtalskommuner, och förvaltningsplatsen ligger avskild från en del av undervisningsverksamheten. Verksamhetens karaktär kräver jourtjänstgöring på kvällar och veckoslut eftersom bland annat hanteringen av sjukfall och andra oväntade situationer kräver att rektorn reagerar och omorganiserar verksamheten. Medborgarinstitutets rektors byråarbetstid (36 timmar 15 minuter) är inte tillräcklig. Koordineringen av den grundläggande konstundervisningen med andra aktörer i området samt inom institutet tar också upp en del av rektorns arbetstid. Det är inte möjligt, eller på lång sikt hållbart, att sköta de ovan nämnda uppgifterna fullt ut under den arbetstid som bestämts för rektorn.

 Institutets personalantal är stort i förhållande till antalet närchefer. Verksamhetens karaktär kräver intensiv ledning daglig verksamhet, snabba reaktioner i undantagssituationer, kontinuerlig handledning av kunder samt att möta personalen regelbundet. Dessutom finns det ständiga funktionella och säkerhetsrelaterade risker som anknyter till institutets verksamhet, vilket betonar vikten av att ledningsresurserna är tillräckliga.

 I medborgarinstitutet har redan länge arbetat en vicerektor vars uppgift i huvudsak är undervisningsbetonad. VAS-ersättning betalas till den som innehar tjänsten som planeringsansvarig lärare. Detta har varit en förmånlig praxis för kommunen. Efter att instituten sammanslogs under 2020 har antalet arbetsuppgifter ökat i medborgarinstitutet i och med ökningen av till exempel studiepoängskurser, kulturell mångfald, tillgänglighet, nätverkssamarbete samt andra skyldigheter. För tillfället motsvarar uppgiften som vicerektor inte längre det behov som verksamheten kräver.

 Vicerektorn har som uppgift att vikariera för rektorn när rektorn är frånvarande. Tyngdpunkten i vicerektorns uppgift ligger på vikariat och begränsade ansvarsområden, och den motsvarar inte till alla delar institutets nuvarande behov av pedagogisk ledning och utveckling av verksamheten. Vicerektorn bör vara ansvarig för att hålla sig uppdaterad om rektorns uppgifter för att vicerektorn ska kunna arbeta under rektorns frånvaro.

 Uppgiften som vicerektor motsvarar inte ett helhetsansvar på en biträdande rektorns nivå och möjliggör inte systematiskt deltagande i institutets operativa och strategiska ledning.

 Det finns skäl att omorganisera medborgarinstitutets ledningsstruktur så att den motsvarar verksamhetens nuvarande omfattning, personalstrukturen och de utvecklingsmål som ställts upp för verksamheten. I beredningen har man granskat två olika alternativ. I granskningen har man bedömt särskilt kontinuiteten i ledningen, stärkandet av den pedagogiska utvecklingen samt förtydligandet av arbetet som närchef för personalen.

 Granskade alternativ

 Uppgiften som vicerektor ersätts med en tjänst som biträdande rektor där tyngdpunkten i uppgiftsbeskrivningen klarare skulle ligga på den pedagogiska och operativa ledningen. I granskningen har beaktats också tilläggandet av en uppgift som utbildningsplanerare antingen som sin egen uppgift eller som del av en befintlig uppgift.

 En utbildningsplanerare kan dock inte utföra i sin uppgift sådana chefs- och ledningsuppgifter som hör till organisationens ledningsansvar, och därför motsvarar lösningen inte medborgarinstitutets ledningshelhet och säkerställer inte heller det långsiktiga utvecklandet av verksamheten.

 Det är motiverat att fortsätta granska tjänsten som biträdande rektor för att kunna bedöma om medborgarinstitutets ledningsstruktur fungerar med tanke på verksamhetens omfattning, antalet anställda samt institutets utvecklingsbehov. Syftet med granskningen är att säkerställa att ledningsarrangemangen stöder den dagliga operativa ledningen, den pedagogiska utvecklingen och personalens chefsarbete samt tryggar verksamhetens kontinuitet också i undantagssituationer och vid vikariat. En noggrann beredning möjliggör också en bedömning av de alternativa lösningarnas finansiella och operativa verkningar före beslutfattandet.

 Inrättandet av en tjänst som biträdande rektor skulle stärka institutets ledningsstruktur, säkerställa verksamhetens kontinuitet i undantagssituationer och vid vikariat samt förbättra chefsstödet för personalen och den pedagogiska utvecklingen. Situationen belastar rektorn för mycket. Medborgarinstitutet kan reagera på ett flexibelt och förebyggande sätt på många situationer om förvaltningspersonalens struktur är tillräcklig.

 Kommunarbetsgivaren anser att Lovisa stad i detta ärende bara kan använda alternativet att inrätta en tjänst som biträdande rektor med beaktande av anstaltens storlek, studerandeantalet och personalens befintliga struktur.

 Biträdande rektorns uppgift och ansvar

 Den biträdande rektorn bildar tillsammans med rektorn ett rektorteam och deltar i medborgarinstitutets operativa ledning. Den biträdande rektorns centrala uppgifter är

1. koordinering, utveckling och utvärdering av undervisningen
2. att vara personalens närchef som en del av chefsansvaret
3. att leda team och styra den dagliga verksamheten
4. pedagogiska utvecklings- och samarbetsprojekt, nätverksarbete och kapitalanskaffning
5. den undervisningsskyldighet som ingår i arbetstiden (150 undervisningstimmar) vars omfattning bestäms enligt arbetsgivarens behov
6. att vikariera för rektorn samt utföra andra uppgifter som rektorn bestämmer.

 Uppgiften som biträdande rektor skiljer sig från den nuvarande uppgiften som vicerektor särskilt i fråga om chefsansvaret, utvecklingsansvaret och den operativa ledningen. Detta gör det möjligt att fungera som rektorns arbetspartner vad gäller tidsanvändningen. Den biträdande rektorn kan använda 36 timmar och 15 minuter i veckan för sitt arbete medan vicerektorn arbetar bara när rektorn är frånvarande. Den biträdande rektorns undervisningsskyldighet är 150 timmar per år (UKTA, del F, bilaga 12, 2 kapitlet 5 § 4 mom.).

 Lön och kostnadseffekter

 Lönen för den nuvarande planeringsansvariga läraren med uppgiften som vicerektor är följande:

•         grundlön 3 335,60 euro i månaden

•         VAS-tillägg för vicerektorsuppgiften 136,79 euro i månaden.

 Lönen är totalt 3 472,39 euro i månaden.

 Lön för uppgiften som biträdande rektor (lönepunkt 4 06 02 00 2) är 3 545,96 euro i månaden i dyrortsklass II, (Lovisa stads C-lönetabell).

 Den biträdande rektorns lön baserar sig på en värdering av uppgiftens svårighetsgrad och återspeglar uppgiftens mer omfattande helhetsansvar och ledningsskyldigheter. Löneskillnaden jämfört med vicerektorns nuvarande totallön är måttlig men uppgiftens struktur och ansvar skiljer sig väsentligt.

 Inrättandet av tjänsten som biträdande rektor minskar inte behovet av fyra planeringsansvariga lärare, en medborgarinstitutslärare och en institutssekreterare. När det frigörs mer arbetstid för de planeringsansvariga lärarna minskar behovet att använda visstidsanställda timlärare.

 Tabell 1 Konsekvensjämförelse mellan uppgifterna som vicerektor och biträdande rektor

 Den totala ekonomiska effekten av tjänsten som biträdande rektor

 Löneskillnaden jämfört med det nuvarande vicerektorsystemet är cirka 883 €/år utan bikostnader.

 Eventuella besparingar:

•         användningen av timlärare minskar cirka 10 %

•         omfördelning av de planeringsansvariga lärarnas arbetstid

•         uppskattad besparing 16 000–20 000 €/år

 Slutsats: Förändringen kan ha en kostnadsneutral totalinverkan eller innebära smärre besparingar, ifall verksamheten blir effektivare genom att rikta mer av de planeringsansvariga lärarnas arbetstid till undervisning.

 Riskanalys

 Nuvarande modell:

•         rektorns arbetsbelastning är hög, ”måste vara tillgänglig 24/7”

•         utvecklingsarbetet får stå i skuggan av det operativa arbetet

•         tyngdpunkten i den strategiska planeringen ligger på reaktioner

•         sårbar

 Den nya modellen med en biträdande rektor:

•         belastningen fördelas

•         tydligt utvecklingsansvar

•         bättre beredskap för undantagssituationer

•         förvaltningen blir mindre sårbar

 Strategiska inverkan

 Den nya modellen med en biträdande rektor stöder

•         utvecklingen av sommarterminen

•         utbildningsplaneringen för framtida kompetensbehov

•         förstärkandet av nätverkssamarbetet

•         säkerställandet av servicenivån i avtalskommunerna.

 Behörighet och förfarande

 Enligt Lovisa stads gällande förvaltningsstadga (49 §) beslutar stadsfullmäktige om inrättande och indragning av tjänster samt ändring av tjänstebeteckning.

 Kommunen där medborgarinstitutet finns, det vill säga Lovisa stad, bör begära utlåtanden om den tjänst som ska inrättas från kommunstyrelserna för avtalskommunerna (Pyttis och Lappträsk) före det slutliga beslutsfattandet.

 Medborgarinstitutets direktion bestämmer den intervjuarbetsgrupp som anknyter till rekryteringen av den biträdande rektorn efter att stadsstyrelsen har fattat ett beslut om att inrätta tjänsten och avtalskommunerna har inlämnat sina utlåtanden. Lovisa medborgarinstitut ordnar ett hörande av personalen i anknytning till ärendet.

 Bilaga:

 En beskrivning av den biträdande rektorns uppgifter

 Konsultation med personalen, svar

Föredragning Rektor för Lovisa medborgarinstitut Anu Tikka-Blomqvist

Förslag Medborgarinstitutets direktion beslutar att föreslå bildningsnämnden och vidare stadsstyrelsen att en tjänst som biträdande rektor inrättas vid Lovisa medborgarinstitut från och med 1.8.2026.

1. En ordinarie tjänst som biträdande rektor inrättas vid Lovisa medborgarinstitut från och med 1.8.2026.

2. Lovisa stad begär utlåtanden om den tjänst som biträdande rektor som ska inrättas från avtalskommunernas kommunstyrelser.

3. Medborgarinstitutets direktion befullmäktigas att inleda processen för att rekrytera en biträdande rektor efter att man fått avtalskommunernas utlåtanden och stadsfullmäktige har fattat beslut om att inrätta tjänsten.

4. Paragrafen justeras omedelbart.

Beslut