Stadsstyrelsen
Pöytäkirja 26.01.2026/Pykälä 29

STST 26.01.2026 § 29  

762/10.03.01.01/2024  

Beredning Förvaltningsdirektör Tomas Määttä

 Ett klagomål inlämnades hos riksdagens justitieombudsman med den grunden att den klagande ännu 3.12.2024 inte fått svar på begäran om handlingar och upplysningar som den klagande inlämnade 19.9.2024 till Lovisa stad.

 Riksdagens justitieombudsman begärde i ärendet en utredning av Lovisa stad och stadsstyrelsen gav under sitt sammanträde 30.6.2025, § 251 en utredning i ärendet, i vilken stadsstyrelsen konstaterade följande:

 Till Lovisa stads registratorskontor inkom 19.9.2024 en begäran om handlingar och upplysningar, som redan under samma dag skickades från registratorskontoret till kännedom till direktören för centralen för näringsliv och infrastruktur, infrastrukturchefen och två byråsekreterare. Begäran om handlingar och upplysningar skickades de ovan nämnda från ärendehanterings- och behandlingsystemet, då mottagarna fick ett e-postmeddelande om aktualiseringen av ärendet. Dessutom skickades begäran om handlingar och upplysningar samma dag från registratorskontoret separat per e-post stadsträdgårdsmästaren till kännedom.

 Av ärendehanterings- och behandlingsystemet framgår inte om det 2024 svarats på begäran om handlingar och upplysningar, men begäran om handlingar och upplysningar svarades 11.6.2025 av lokalchefen, som var vikarie för tf direktören för centralen för näringsliv och infrastruktur. Svaret till den klagande var att handlingar i enlighet med begäran om handlingar inte existerar.

 Slutledningar i anknytning till svarandet på begäran om handlingar konstaterade i utlåtandet som stadsstyrelsen gav 30.6.2025

 I förvaltningsverksamheten i Lovisa stad skickar registratorskontoret ärenden (jämte tillhörande handlingar) som aktualiseras och som inlämnats på registratorskontoret till den central till vars verksamhetsfält ärendet hör. Vad gäller begäran om handlingar och upplysningar, beroende på deras omfattning, skickas de vanligtvis centralens direktör till kännedom och till kännedom till centralens chef eller chefer, till vars verksamhetsfält ärendet hör. Med anledning av mångfalden och omfattningen av aktualiserade ärenden, känner registratorskontoret inte nära på alltid till, vilken enskild tjänsteinnehavare ansvarar för svarandet på begäran om handlingar och upplysningar. Av denna orsak skickas de till kännedom till centralens ledande tjänsteinnehavare, till vilkas uppgifter hör att se till att behövliga beredningsåtgärder görs och att förvaltningsärendet blir behandlat.

 Normalt i en situation när det från registratorskontoret kommer ett uppdrag (meddelande till e-posten) via ärendehanterings- och behandlingsystemet går mottagaren och tar del av ärendet i systemet. Av systemet, i ifrågavarande ärende, framgår också det vilka alla förvaltningsärendet i fråga skickats till kännedom från registratorskontoret. Vad gäller omfattande begäran om handlingar och upplysningar och begäran om handlingar och upplysningar som hör till flera tjänsteinnehavares verksamhetsfält, överenskommer normalt tjänsteinnehavarna sinsemellan utan dröjsmål om de olika parternas beredningsansvar i svarandet på begäran om handlingar och upplysningar.

 I ärendet som är nu i fråga verkar det ha skett så att centralens direktör riktat begäran om handlingar och upplysningar till tjänsteinnehavare (stadsträdgårdsmästaren och landsbygdschefen) underställda direktören men ärendet behandlades inte till slut genom att skicka ett svar till begäraren om handlingar och upplysningar.

 Stadsstyrelsen konstaterar att fördröjningen av behandlingen av begäran om handlingar och upplysningar är väldigt förtretligt. Utifrån utredningen har beredningsprocessen av ärendet inte genomförts på sedvanligt sätt och blivit avslutad i tillräcklig tid. Orsaken till detta har enligt den mottagna utredningen sannolikt varit de olika beredningsskyldigas okunskap om var och ens ansvar i behandlingen av ifrågavarande begäran om handlingar och upplysningar, vilket utöver arbetsbördan inverkats av faktorer relaterade till personalomsättning.

 Biträdande justitieombudsmannens avgörande och bedömning av ärendet

 Vikarien till biträdande justitieombudsmannen anser att Lovisa stad i ärendet handlat lagstridigt vid behandlingen av den klagandes begäran om handlingar.

 Fördröjning av svarandet på begäran om handlingar

 De i utredningen berättade orsakerna till fördröjningen av behandlandet av begäran om handlingar kan inte anses vara godtagbara orsaker till att avvika från de utsatta tiderna stiftade i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Jag anser det vara särdeles oroväckande att behandlarna av ärendet haft oklarhet om sin roll och sina ansvar i behandlingen av ärendet, då behandlingen av ärendet uppdelats mellan många personer. Ingen uppföljning ordnades heller för behandlingen av ärendet, trots att det för behandlingen stiftats en utsatt tid i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet.

 Enligt utredningen har en orsak till fördröjningen varit också brister i orienteringen av personalen. Vad gäller detta kan jag inte konstatera att fördröjningen av behandlingen av ärendet skulle ha berott enbart av enskilda tjänsteinnehavares försummelser, utan det har i mer omfattande grad varit fråga om förfarandebrister i stadens central för näringsliv och infrastruktur. Jag betonar att det i behandlingen av begäran om handlingar rör sig om en administrativ process, vars skötsel ska ordnas så att den som är kund i förvaltningen får tjänsten på ett tillbörligt sätt och myndigheten kan göra sin uppgift på ett resultatrikt sätt. Myndigheten ska även följa upp att de utsatta tiderna stiftade i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet iakttas. Staden ska sörja för att behandlingsprocessen för begäran om handlingar ordnats på ett tillbörligt sätt och man ska också sörja för tillräcklig personalorientering.

 Förfarande i sådant fall där begärd handling inte finns – svars som ges till begäran om handlingar

 I justitieombudsmannens förfarande gällande laglighetstillsyn har det förutsatts att ett överklagbart beslut ges även i vissa specialsituationer. I enlighet med ett avgörande av högsta förvaltningsdomstolen (HFD 22.3.2005/668) har det förutsatts att ett överklagbart beslut ges vid begäran även i en sådan situation då myndigheten inte har den begärda handlingen. Med ett dylikt förfarande säkerställs det att frågan om den begärda handlingens existens inte enbart finns med stöd av tjänstemannens meddelande. Sålunda kan ärendet i sista hand framläggas domstolen för bedömning.

 Vikarien till biträdande justitieombudsmannen delger de konstaterade förfarandeföreskrifterna Lovisa stad till kännedom för kommande behov och uppmanar att ägna uppmärksamhet åt det ovan beskrivna förfarandet, enligt vilken myndigheten ska iaktta förfarandet stiftat i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet även då myndigheten inte förfogar över den begärda handlingen. Därutöver konstaterar vikarien till den biträdande justitieombudsmannen att den klagande, om den klagande så önskar, har rätt att i sitt ärende begära av Lovisa stad ett överklagbart beslut.

 Vikarien till biträdande justitieombudsmannen delger Lovisa stad till kännedom på sätt som framgår av beslutet sin uppfattning om förfarandets lagstridighet i behandlingen av begäran om handling och om det korrekta förfarandesättet. Staden ombedes ge beslutet till kännedom även för dem som gett utredningar.

 Bilaga

 Beslut 31.12.2025 Behandlingstid för begäran om handling och upplysning, klagomål EOAK/2646/2025

Föredragning Stadsdirektör Tomas Björkroth 

Förslag Stadsstyrelsen antecknar riksdagens biträdande justitieombudsmans avgörande EOAK/2646/2025 till kännedom.

Beslut Riksdagens biträdande justitieombudsmans avgörande EOAK/2646/2025 antecknades till kännedom.