Stadsstyrelsen
Esityslista 12.01.2026/Asianro 9

STST 12.01.2026     

874/02.02.02/2024  

Beredning Förvaltningsdirektör Tomas Määttä

 Klagomål har anförts hos riksdagens justitieombudsman på den grunden att klaganden inte har fått något svar på den begäran om handlingar och uppgifter som hen inlämnat 24.10.2024.

 Riksdagens justitieombudsman har begärt Lovisa stads utredning i ärendet. Stadsstyrelsen gav på sitt sammanträde 24.3.2025, § 111, en utredning i ärendet, i vilken konstateras följande:

 Till stadens registratorskontor inkom 24.10.2024 en begäran om handlingar och information som skickades för kännedom från registratorskontoret till stadsdirektören och förvaltningsdirektören. Stadsdirektören besvarade begäran om information 20.2.2025. Enligt Lovisa stad kan det konstateras att besvarandet av begäran om handlingar och information fördröjdes. Fördröjningen beror på ett mänskligt misstag i informationsgången mellan tjänsteinnehavarna, och på grund av denna händelse besvarades begäran om information först vid ovan nämnda tidpunkt.

 Biträdande justitieombudsmannens avgörande och bedömning av ärendet

 Ställföreträdaren för den biträdande justitieombudsmannen anser att Lovisa stad har förfarit lagstridigt i behandlingen av den klagandes begäran om handlingar.

 Fördröjning av svaret på begäran om handlingar

 Den klagande skickade sin begäran om handlingar och uppgifter till Lovisa stad 24.10.2024. Klaganden fick svar på sin begäran 20.2.2025, det vill säga cirka fyra månader efter att begäran hade inlämnats. Biträdande justitieombudsmannen konstaterar i sitt beslut att behandlingen av klagandens begäran om handlingar har fördröjts med mer än tre månader från den tidsfrist som anges i offentlighetslagen. Biträdande justitieombudsmannen anser att denna överskridning av tidsfristen är lång.

 Biträdande justitieombudsmannen fäster därför Lovisa stads uppmärksamhet på skyldigheten enligt förvaltningslagen att sträva efter att ordna behandlingen av ärenden hos en myndighet så att den som vänder sig till förvaltningen får behörig service och att myndigheten kan sköta sin uppgift med gott resultat.

 Förfarande vid utlämnande av handlingar

 Den klagande har efter stadens svar lämnat in ett eget bemötande till riksdagens justitieombudsman enligt vilket stadsdirektören i det svar som han skickade till den klagande 20.2.2025 lovade skicka bokslutet och verksamhetsberättelsen, men skickade endast bokslutet. Vidare är den klagande missnöjd med att stadsdirektören meddelade att staden inte har alla de handlingar och uppgifter som den klagande begärde att få ta del av.

 I justitieombudsmannens laglighetsövervakningspraxis har det förutsatts att ett överklagbart beslut också ska meddelas i vissa särskilda situationer. I enlighet med ett avgörande av högsta förvaltningsdomstolen (HFD 22.3.2005/668) har det förutsatts att ett överklagbart beslut på begäran också ska ges i en situation där myndigheten inte har den begärda handlingen. Detta förfarande säkerställer att frågan om förekomsten av den begärda handlingen inte blir hängande endast på meddelande från tjänstemannen.

 Ställföreträdaren för den biträdande justitieombudsmannen fäster därför stadsdirektörens uppmärksamhet på det ovan beskrivna förfarandet enligt vilket myndigheten ska följa det förfarande som anges i offentlighetslagen också i situationer där myndigheten inte har den handling som begärs. Detta förfarande förbättrar kundens rättsskydd och gör det möjligt att i sista hand föra ärendet till domstol för bedömning. Ställföreträdaren för den biträdande justitieombudsmannen konstaterar dessutom att den klagande kan ta kontakt med Lovisa stad på nytt för att utreda om det möjligtvis saknades något från det meddelande som stadsdirektören skickade till den klagande eller om verksamhetsberättelsen redan ingick i det material som skickades.

 Ställföreträdaren för justitieombudsmannen framlägger på det sätt som framgår av beslutet sin uppfattning om lagstridigheten i förfarandet vid behandlingen av begäran om handlingar och om det rätta förfaringssättet för stadsdirektören och Lovisa stad.

 Bilaga:

  Beslut 5.12.2025 om behandlingstiden för begäran om handlingar och uppgifter, klagomål, EOAK/1010/2025

Föredragning Stadsstyrelsens ordförande Meri Lohenoja

Förslag Stadsstyrelsen antecknar riksdagens biträdande justitieombudsmans avgörande EOAK/1010/2025 för kännedom.

Beslut