Kaupunginhallitus
Esityslista 26.01.2026/Asianro 12

KH 26.01.2026     

762/10.03.01.01/2024  

Valmistelija Hallintojohtaja Tomas Määttä

 Eduskunnan oikeusasiamiehelle on tehty kantelu sillä perusteella, että kantelija ei ole saanut vielä 3.12.2024 vastausta Loviisan kaupungille 19.9.2024 tekemäänsä asiakirja- ja tietopyyntöön.

 Eduskunnan oikeusasiamies on pyytänyt asiassa Loviisan kaupungilta selvityksen ja kaupunginhallitus on kokouksessaan 30.6.2025, § 251 antanut asiassa selvityksen, jossa kaupunginhallitus on todennut seuraavaa:

 Kaupungin kirjaamoon on 19.9.2024 saapunut asiakirja- ja tietopyyntö, joka on vielä saman päivän aikana toimitettu kirjaamosta tiedoksi silloiselle elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksen johtajalle, infrastruktuuripäällikölle ja kahdelle toimistosihteerille. Asiakirja- ja tietopyyntö on toimitettu edellä mainituille asianhallinta- ja käsittelyjärjestelmästä, jolloin vastaanottajat ovat saaneet järjestelmän lähettämän sähköpostiviestin asian vireilletulosta. Lisäksi asiakirja- ja tietopyyntö on samana päivänä kirjaamosta toimitettu tiedoksi erikseen sähköpostitse kaupunginpuutarhurille.

 Asiahallinta- ja käsittelyjärjestelmästä ei ilmene, että asiakirja- ja tietopyyntöön olisi vastattu vuonna 2024, mutta asiakirja- ja tietopyyntöön on vastattu vt. elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksen johtajan sijaisena toimineen ja tilapalvelupäällikön toimesta 11.6.2025. Vastauksena kantelijalle on ollut, ettei asiakirjapyynnön mukaisia asiakirjoja ole olemassa.

 Kaupunginhallituksen 30.6.2025 antamassa lausunnossa todettuja johtopäätöksiä asiakirjapyyntöön vastaamiseen liittyen

 Loviisan kaupungin hallintotoiminnassa kirjaamoon toimitetut vireille tulevat asiat (asiakirjoineen) lähetetään kirjaamon toimesta siihen keskukseen, jonka toimialaan asia kuuluu. Asiakirja- ja tietopyyntöjen osalta, riippuen niiden laajuudesta, ne toimitetaan tavallisesti tiedoksi keskuksen johtajalle ja keskuksen päällikölle tai päälliköille, joiden toimialaan asia kuuluu. Johtuen vireille tulevien asioiden moninaisuudesta ja laajuudesta, ei kirjaamon tiedossa läheskään aina ole se, kuka yksittäinen viranhaltija on vastuussa asiakirja- ja tietopyyntöön vastaamisesta. Siitä syystä nämä toimitetaan tiedoksi keskuksen johtavalle tai johtaville viranhaltijoille, joiden tehtäviin kuuluu huolehtia, että tarvittavat valmistelutoimenpiteet tehdään ja hallintoasia tulee käsitellyksi.

 Tavallisesti tilanteessa, jossa kirjaamosta tulee asianhallinta- ja käsittelyjärjestelmän kautta toimeksianto (ilmoitus sähköpostiin), käy vastaanottaja järjestelmässä tutustumassa asiaan. Järjestelmästä, kyseiseltä asialta, ilmenee myös se, kenelle kaikille kyseinen hallintoasia on kirjaamosta toimitettu tiedoksi. Laajojen ja useiden eri viranhaltijoiden toimialaan kuuluvien asiakirja- ja tietopyyntöjen osalta tavallisesti sovitaan viranhaltijoiden toimesta viipymättä eri osapuolten valmisteluvastuut asiakirja- ja tietopyyntöihin vastaamisessa.

 Kyseessä olevassa asiassa selvityksen perusteella näyttää tapahtuneen siten, että keskuksen johtaja on osoittanut asiakirja- ja tietopyynnön valmisteluvastuun alaisilleen viranhaltijoille (kaupungin puutarhuri ja maaseutupäällikkö), mutta asiaa ei ole käsitelty loppuun toimittamalla vastausta asiakirja- ja tietopyynnön tehneelle.

 Kaupunginhallitus toteaa, että asiakirja- ja tietopyynnön käsittelyn viivästyminen on erittäin harmillista. Selvityksen perusteella asian valmisteluprosessi ei ole toteutunut tavanomaisella tavalla ja tullut riittävän ajoissa päätökseen. Syynä tähän saadun selvityksen perusteella on todennäköisesti eri valmisteluvelvollisten epätietoisuus kunkin vastuista kyseisen asiakirja- ja tietopyynnön käsittelyssä, mihin on vaikuttanut työmäärän lisäksi henkilöstön vaihtuvuuteen liittyvät tekijät.

 Apulaisoikeusasiamiehen ratkaisu ja asian arviointi

 Apulaisoikeusasiamiehen sijainen katsoo, että Loviisan kaupunki on menetellyt asiassa lainvastaisesti kantelijan asiakirjapyynnön käsittelyssä.

 Asiakirjapyyntöön vastaamisen viivästyminen

 Selvityksessä kerrottuja syitä asiakirjapyynnön käsittelyn viivästymiselle ei voida pitää hyväksyttävänä syynä poiketa julkisuuslaissa säädetyistä määräajoista. Pidän erityisen huolestuttavana sitä, että asiakirjapyynnön käsittelyn viivästyminen näyttäisi johtuneen siitä, että asian käsittelijöillä on ollut epäselvyyttä omasta roolistaan ja vastuustaan asian käsittelyssä, kun asian käsittely on jakaantunut useille henkilöille. Asian käsittelylle ei ole myöskään järjestetty seurantaa, vaikka käsittelyyn on säädetty julkisuuslaissa määräaika.

 Selvityksen mukaan yhtenä syynä viivästymiselle on ollut myös puutteet henkilöstön perehdyttämisessä. Tähän nähden en voi todeta, että asian käsittelyn viivästyminen olisi johtunut pelkästään yksittäisten viranhaltijoiden laiminlyönneistä vaan kyse on ollut laajemmin kaupungin elinkeino- ja infrastruktuurikeskuksen menettelyn puutteista. Korostan, että asiakirjapyyntöjen käsittelyssä on kyse hallinnon prosessista, jonka hoitaminen tulee järjestää siten, että hallinnossa asioiva saa palvelun asianmukaisesti ja viranomainen voi suorittaa tehtävänsä tuloksellisesti. Viranomaisen tulee myös seurata, että julkisuuslaissa säädettyjä määräaikoja noudatetaan. Kaupungin tulee huolehtia, että asiakirjapyyntöjen käsittelyprosessi on järjestetty asianmukaisella tavalla ja myös henkilöstön riittävästä perehdyttämisestä tulee huolehtia.

 Menettely siinä tapauksessa, ettei pyydettyä asiakirjaa ei ole olemassa – asiakirjapyyntöön annettu vastaus

 Oikeusasiamiehen laillisuusvalvontakäytännössä on edellytetty valituskelpoisen päätöksen antamista myös tietyissä erityistilanteissa. Erään korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisun (KHO 22.3.2005/668) mukaisesti on edellytetty, että valituskelpoinen päätös annetaan pyydettäessä myös siinä tilanteessa, että viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa. Tällä menettelyllä turvataan se, että kysymys pyydetyn asiakirjan olemassaolosta ei jää pelkästään virkamiehen ilmoituksen varaan. Näin asia voidaan saattaa viime kädessä tuomioistuimen arvioitavaksi.

 Apulaisoikeusasiamiehen sijainen saattaakin edellä todetut menettelysäännökset vastaisen varalle Loviisan kaupungin tietoon ja kehottaa kiinnittämään huomiota edellä kuvattuun menettelyyn, jonka mukaan viranomaisen tulee noudattaa julkisuuslaissa säädettyä menettelyä myös silloin kun viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa. Lisäksi apulaisoikeusmiehen sijainen toteaa, että kantelijalla on halutessaan mahdollisuus pyytää asiassaan Loviisan kaupungilta valituskelpoinen päätös.

 Apulaisoikeusasiamiehen sijainen saattaakin päätöksestä ilmi käyvällä tavalla käsityksensä menettelyn lainvastaisuudesta asiakirjapyynnön käsittelyssä ja oikeasta menettelytavasta Loviisan kaupungin tietoon. Kaupunkia pyydetään antamaan päätös tiedoksi myös selvityksiä antaneille.

 Liite

 Päätös 31.12.2025 Asiakirja ja tietopyynnön käsittelyaika, kantelu EOAK/2646/2025

Esittelijä Kaupunginjohtaja Tomas Björkroth

Ehdotus Kaupunginhallitus merkitsee eduskunnan apulaisoikeusasiamiehen ratkaisun EOAK/2646/2025 tiedoksi.

Päätös