Stadsstyrelsen
Esityslista 15.06.2026/Asianro 18

STST 15.06.2026     

504/00.01.01/2026  

Beredning Förvaltningsdirektör Tomas Määttä

Riksdagens justitieombudsman har begärt en utredning och ett utlåtande från Lovisa stad gällande ett klagomål som gäller Lovisa stads förfarande vid behandlingen av ett invånarinitiativ.

Lovisa stad har blivit ombedd att tillställa en utredning för prövningen av klagomålet från de personer som ansvarat för behandlingen av begäran om handlingar och att ge ett eget utlåtande i ärendet. I utredningen och utlåtandet har man begärt att staden ägnar uppmärksamhet särskilt åt vad som föreskrivs i förvaltningslagen om behandlingen av ärenden utan ogrundat dröjsmål samt åt vad som föreskrivs om behandlingen av invånarinitiativ i Lovisa stads förvaltningsstadga. Dessutom har man begärt att staden tar ställning till huruvida behandlingen av den klagandes ärende har genomförts på tillbörligt sätt i relation till det ovan nämnda.

1. Klagomålets innehåll

I det klagomål som riktats mot Lovisa stad kritiseras stadens förfarande på följande sätt:

Den klagande lämnade in ett invånarinitiativ via tjänsten Invånarinitiativ 25.3.2025 och fick 26.3.2025 en bekräftelse per e-post från Lovisa stads registratorskontor om att initiativet mottagits. I klagomålet kritiseras det faktum att den klagande inte ännu 8.12.2025 underrättats om vilken myndighet som behandlar ärendet, behandlingstiden för initiativet eller vem som ger närmare upplysningar om behandlingen av initiativet och de åtgärder som vidtagits till följd av det.

Den klagande hänvisar i sitt klagomål även till lagstridigheter i fråga om behandlingen av ett invånarinitiativ som hen lämnat in tidigare, år 2009.

I klagomålet framförs att stadsstyrelsen i Lovisa stad inte på tillbörligt sätt fullgör de uppgifter som ankommer på den enligt kommunallagen. Kritik riktas mot stadsdirektörens skyldighet att övervaka att man inom stadens förvaltning noga följer Finlands lag och stadens förvaltningsstadga. När det gäller stadsstyrelsen hänvisar den klagande till 38 § i kommunallagen (410/2025), enligt vilken stadsstyrelsen leder kommunens verksamhet och ekonomi. I klagomålet konstateras dessutom att stadsdirektören enligt stadens förvaltningsstadga

19. /3. övervakar stadens tjänsteinnehavares, arbetstagares och förtroendemannaorganens verksamhet samt vidtar åtgärder för att avlägsna missförhållanden
20. /4. följer upp lagligheten och ändamålsenligheten av beslut som fattas av stadsstyrelsen, sektionerna, nämnderna och kommittéerna samt av förtroendevalda, tjänsteinnehavare och arbetstagare samt vidtar vid behov sådana åtgärder som avses i lagen för att ta upp ett ärende till behandling i stadsstyrelsen.

Dessa bestämmelser i förvaltningsstadgan finns i den förvaltningsstadga som trädde i kraft 1.9.2025 i § 34 (punkt 19 och 20) och i den förvaltningsstadga som var i kraft till och med 31.8.2025 i § 35 (punkt 3 och 4). I klagomålet misstänks att stadsstyrelsen inte övervakar att den underlydande stadsdirektören fullgör de uppgifter som ankommer på honom enligt förvaltningsstadgan.

Komplettering av klagomålet

Den klagande skickade ytterligare 8.12.2025 en komplettering till riksdagens justitieombudsman gällande det klagomål som hen inlämnat tidigare och de omständigheter som togs upp i det. I sin komplettering berättar den klagande att hen dessutom observerat att stadsfullmäktige i Lovisa stad på sitt sammanträde 15.10.2025, § 156, behandlat anhängiga invånarinitiativ. Den klagande hade fäst uppmärksamhet vid att inte det invånarinitiativ som hen inlämnat finns bland de initiativ som behandlades då. Hen hänvisar dessutom till 167 § i Lovisa stads förvaltningsstadga, som lyder enligt följande:

Ett initiativ behandlas av den kommunala myndighet som har behörighet att fatta beslut i den fråga som initiativet gäller. Om den behöriga myndigheten är ett organ ska organet underrättas om initiativen och de åtgärder som vidtagits på grund av dem, på det sätt som anges nedan.

Stadsstyrelsen ska årligen i oktober för stadsfullmäktige lägga fram en förteckning över de initiativ som har tagits i frågor som hör till stadsfullmäktiges behörighet och över de åtgärder som har vidtagits på grund av initiativen.

Stadsfullmäktige kan samtidigt besluta vilka initiativ som är slutbehandlade.

Enskilda initiativ som lyder under stadsfullmäktiges befogenhet framläggs stadsfullmäktige för behandling efter beredning. Då stadsfullmäktige godkänner svaret som getts med anledning av motionen eller initiativet konstaterar stadsfullmäktige motionen vara slutbehandlad eller initiativet vara slutbehandlat.

När det gäller initiativ som hör till något annat organs behörighet än stadsfullmäktiges ska organet i fråga underrättas om initiativen på det sätt som organet bestämt. Organet kan samtidigt besluta vilka initiativ som är slutbehandlade.

Alla initiativ som är anhängiga i kommunen behandlas av behörig kommunal myndighet utan ogrundat dröjsmål.

I sin komplettering hänvisar den klagande till 6 § i grundlagen, vars första moment fastslår att alla är lika inför lagen. Det hänvisas också till diskrimineringslagen (1325/2014), men inte till någon specifik bestämmelse i den. Den klagande upplever att staden inte iakttagit bestämmelsen om likabehandling i grundlagen och inte heller diskrimineringslagen vid behandlingen av den klagandes initiativ, eftersom initiativet inte behandlades av stadsfullmäktige 15.10.2025.

Som det sista missförhållandet lyfter den klagande fram en omständighet som framgår av bilagan till § 156 för stadsfullmäktiges sammanträde 15.10.2025, enligt vilken det äldsta invånarinitiativ som inte behandlats hade inlämnats 24.3.2021, och därtill förekommer det enligt den klagande också andra icke behandlade invånarinitiativ från 2022, 2023 och 2024. På grund av detta riktar den klagande ytterligare kritik mot stadsstyrelsen för att den inte handlar i enlighet med 38 § i kommunallagen. Kritik riktas också mot stadsdirektörens ansvar enligt förvaltningsstadgan att övervaka stadens tjänsteinnehavares, arbetstagares och förtroendemannaorgans verksamhet samt vidta gåtgärder för att avlägsna missförhållanden samt att följa upp lagligheten och ändamålsenligheten av beslut som fattas av stadsstyrelsen, sektionerna, nämnderna och kommittéerna samt av förtroendevalda, tjänsteinnehavare och arbetstagare, och vidta vid behov sådana åtgärder som avses i lagen för att ta upp ett ärende till behandling i stadsstyrelsen.

2. Utredning av ärendet

Den klagandes invånarinitiativ inkom 26.3.2025 till Lovisa stads registratorskontor. Till den klagande meddelades på det sätt som även konstateras i klagomålet att invånarinitiativet mottagits. Initiativet fördes in i stadens diarium 1.4.2025. Information om att ett invånarinitiativ hade inkommit till staden skickades 1.4.2025 från registratorskontoret till stadsdirektören, dåvarande tf direktören för centralen för näringsliv och infrastruktur, bildningsdirektören, dåvarande förvaltningsdirektören, ekonomidirektören och två byråsekreterare. Informationen om invånarinitiativet skickades till de ovan nämnda från ärendehanterings- och behandlingssystemet, och då fick mottagarna ett e-postmeddelande från systemet om att ärendet blivit anhängigt.

Av ärendehanterings- och behandlingssystemet framgår inte att invånarinitiativet skulle ha besvarats före 12.5.2026.

Med anledning av klagomålet har beredaren begärt ett yttrande från stadsplaneringschefen och frågat om behandlingsläget för initiativet. Stadsplaneringschefen gav 12.5.2026 klaganden ett svar på det invånarinitiativ som hen inlämnat. Av svaret på initiativet framgår också stadsplaneringschefens yttrande om själva behandlingen av invånarinitiativet och särskilt om orsakerna till förseningen. I sitt svar beklagar stadsplaneringschefen för det första förseningen i svaret på invånarinitiativet, vilken enligt honom berodde på ett mänskligt misstag i och med att det på stadsplaneringschefens arbetslista också funnits många andra ärenden från den klagande att ge svar i. Han har följaktligen helt enkelt lämnat begäran om svar på invånarinitiativet obeaktat på grund av ett mänskligt misstag.

3. Rättsnormer

Enligt 21 § 1 momentet i Finlands grundlag (731/1999) har var och en rätt att på behörigt sätt och utan ogrundat dröjsmål få sin sak behandlad av en domstol eller någon annan myndighet som är behörig enligt lag samt att få ett beslut som gäller hans eller hennes rättigheter och skyldigheter behandlat vid domstol eller något annat oavhängigt rättskipningsorgan.

Enligt 7 § 1 momentet i förvaltningslagen (434/2003) ska möjligheterna att uträtta ärenden och behandlingen av ärenden hos en myndighet om möjligt ordnas så att den som vänder sig till förvaltningen får behörig service och att myndigheten kan sköta sin uppgift med gott resultat. Enligt 23 § ska ärenden behandlas utan ogrundat dröjsmål. Myndigheten ska på en parts begäran ge en uppskattning om när ett beslut kommer att ges samt svara på förfrågningar om hur behandlingen fortskrider.

Enligt 5 kapitlet 23 § 1 momentet i kommunallagen har kommuninvånarna samt sammanslutningar och stiftelser som har verksamhet i kommunen samt de som äger eller besitter fast egendom i kommunen rätt att komma med initiativ i frågor som gäller kommunens verksamhet. Initiativtagaren ska informeras om de åtgärder som vidtagits med anledning av initiativet.

Även i lagberedningsmaterialet (RP 268/2014) konstateras gällande invånarinitiativ bland annat att initiativtagaren ska informeras om de åtgärder som vidtagits med anledning av initiativet. God förvaltning innebär att initiativtagaren relativt fort efter att ha lämnat in sitt initiativ får information om vilken kommunal myndighet som kommer att behandla initiativet och enligt vilken tidsplan. När initiativet är behandlat, ska initiativtagaren underrättas om de åtgärder som man möjligen kommer att vidta eller som man redan har vidtagit i ärendet eller få för kännedom ett beslut om att initiativet inte ger anledning till åtgärder.

Den senaste versionen av Lovisa stads förvaltningsstadga godkändes av stadsfullmäktige 25.6.2025, § 108, och har varit i kraft sedan 1.9.2025. Enligt § 167 i den nu gällande förvaltningsstadgan behandlas alla initiativ som är anhängiga i kommunen av behörig kommunal myndighet utan ogrundat dröjsmål. En till sitt innehåll motsvarande bestämmelse fanns i § 162 i den förvaltningsstadga som gällde till och med 31.8.2025. Enligt § 168 i förvaltningsstadgan ska initiativtagaren inom en månad från det att initiativet anlände underrättas om hos vilken myndighet initiativet behandlas, den beräknade behandlingstiden och vem som ger närmare upplysningar om behandlingen. Vidare ska initiativtagaren när initiativet är slutbehandlat enligt § 168 i förvaltningsstadgan underrättas om huruvida initiativet har lett till åtgärder. En motsvarande bestämmelsen fanns i § 166 i den förvaltningsstadga som var i kraft våren 2025. Den dåvarande förvaltningsstadgan hade godkänts av stadsfullmäktige 13.11.2024, § 132.

4. Slutsatser

Enligt utredningen har ett 1.4.2025 diariefört invånarinitiativ som faller inom centralen för näringsliv och infrastrukturs verksamhetsområde inkommit till stadens registratorskontor och vidarebefordrats därifrån till de tjänsteinnehavare som nämns ovan för åtgärder. Registratorskontoret hade skickat ärendet för kännedom till två byråsekreterare.

Ansvaret för ledningen av centralen för näringsliv och infrastrukturs övergripande verksamhet har legat hos tf direktören för ifrågavarande central.

Stadsplaneringschefen gav 12.5.2026 klaganden ett svar på invånarinitiativet.

När det gäller Lovisa stads förvaltningsverksamhet skickas anhängiggjorda ärenden (jämte handlingar) som har tillställts registratorskontoret av registratorskontoret till det ansvarsområde till vars verksamhetsområde ärendet hör. På grund av mångfalden och omfattningen av de ärenden som anhängiggörs har registratorskontoret långt ifrån alltid vetskap om vilken enskild tjänsteinnehavare som ansvarar för behandlingen av ärendet. På grund av detta skickas ärenden ibland för kännedom till den eller de ledande tjänsteinnehavarna för flera olika ansvarsområden, och det är de som ska se till att de nödvändiga beredningsåtgärderna utförs och att förvaltningsärendet blir behandlat.

I en situation där det kommer ett uppdrag från registratorskontoret via ärendehanterings- och behandlingssystemet (meddelande till e-posten) besöker mottagaren vanligtvis systemet för att bekanta sig med ärendet i ärendehanterings- och behandlingssystemet. Av systemet framgår för ifrågavarande ärende också till vilka alla registratorskontoret skickat det ifrågavarande förvaltningsärendet för kännedom. När det gäller omfattande ärenden som faller inom flera olika tjänsteinnehavares verksamhetsområde kommer tjänsteinnehavararna vanligtvis omgående överens om beredningsansvaren för de olika parterna när det gäller att besvara begäranden om handlingar och uppgifter.

I det aktuella ärendet verkar det utifrån utredningen ha skett så att direktören för ansvarsområdet har anvisat en underlydande tjänsteinnehavare (stadsplaneringschefen) ansvaret för beredningen av invånarinitiativet, men ärendet har inte slutbehandlats genom att lämna ett svar till den klagande som lämnat in invånarinitiativet. Att beredningen av ärendet inte har slutförts verkar på det sätt som konstateras ovan ha berott på ett mänskligt misstag. Under våren har stadsplaneringschefen besvarat flera andra förfrågningar som klaganden skickat till staden.

Behandling av invånarinitiativ i stadsfullmäktige och stadsstyrelsen

I enlighet med det som konstateras ovan ska stadsstyrelsen i Lovisa stad enligt 167 § i förvaltningsstadgan årligen i oktober för stadsfullmäktige lägga fram en förteckning över de initiativ som har tagits i frågor som hör till stadsfullmäktiges behörighet och över de åtgärder som har vidtagits på grund av initiativen.

Förvaltningsstadgan avser sådana invånarinitiativ som på något sätt faktiskt uttryckligen hör under stadsfullmäktiges behörighet i enlighet med förvaltningsstadgan. Som exempel kan nämnas ett initiativ som gäller inspelning och lagring av stadsfullmäktiges sammanträden.

Klaganden kritiserade det att stadsfullmäktige i Lovisa stad inte behandlade hens invånarinitiativ på sitt sammanträde 15.10.2025, § 156. Den klagande kritiserade med samma grunder också stadsstyrelsens förfarande när inte den heller på sitt sammanträde 6.10.2025, § 348, reagerade på att klagandens invånarinitiativ saknades från den lista som skulle läggas fram för stadsfullmäktige på dess sammanträde 15.10.2025. Fullmäktige behandlade inte klagandens initiativ eftersom det inte har ansetts omfattas av stadsfullmäktiges behörighet och en enskild tjänsteinnehavare har kunnat ge ett svar på det. Av detta skäl föreslog inte heller stadsstyrelsen stadsfullmäktige att behandlingssituationen för det initiativ som den klagande tagit skulle antecknas för kännedom av fullmäktige.

Stadsstyrelsen tar inte i detta yttrande ställning till de av andra inlämnade invånarinitiativ som den klagande nämner i sin komplettering till klagomålet, eftersom yttrandet gäller avgivande av svar på den klagandes klagomål om förseningen av behandlingen av den klagandes invånarinitiativ.

Avslutningsvis

I klagomålet kritiseras stadsstyrelsen för att den inte fullgör sin tillsynsuppgift enligt kommunallagen. Också stadsdirektörens förfarande kritiseras. Det kan konstateras att förseningen i behandlingen av invånarinitiativet är mycket beklaglig. På basis av utredningen har ärendets beredningsprocess inte genomförts på sedvanligt sätt och har inte slutförts i tillräckligt god tid.

Kritiken kan anses vara relativt sträng med tanke på det totala antal olika initiativ, förfrågningar och begäranden om handlingar och uppgifter som varje år riktas till Lovisa stad och som besvaras inom de tidsfrister som fastställs i lagstiftningen.

Stadsstyrelsen konstaterar att det inte finns några bestämmelser om behandlingstiderna för invånarinitiativ i Lovisa stads förvaltningsstadga, så anhängiggjorda invånarinitiativ ska behandlas av kommunens behöriga myndighet utan ogrundat dröjsmål i enlighet med 23 § i förvaltningslagen. I detta fall har kravet på behandling utan dröjsmål tyvärr inte uppfyllts. Sedan dess har stadsförvaltningen infört ett uppföljningssystem med uppföljningstabeller för uppföljningen av behandlingen av nya initiativ. Ett liknande system används bland annat när det gäller uppföljning av besvarandet av begäranden om handlingar och uppgifter.

Kompletterande mötesmaterial:

Riksdagens justitieombudsmans begäran om utredning med bilagor

Föredragning   Stadsstyrelsens ordförande

Förslag Stadsstyrelsen beslutar som sitt utlåtande och sin utredning i ärendet EOAK/8028/2025 hänvisa till det ovan framlagda yttrandet som beretts av förvaltningsdirektören.

Stadsstyrelsen beslutar tillställa riksdagens justitieombudsman följande utlåtanden och andra handlingar:

– Stadsplaneringschefens svar på invånarinitiativet 12.5.2026

– Lovisa stads förvaltningsstadga, godkänd av stadsfullmäktige 25.6.2025, § 108

– Lovisa stads förvaltningsstadga, godkänd av stadsfullmäktige 13.11.2024, § 132

Denna paragraf justeras omedelbart.

Beslut