Kultur- och fritidsnämnden.
Pöytäkirja 03.06.2025/Pykälä 71

KUFRI 03.06.2025 § 71  

547/10.03.02.02/2025  

Beredning direktören för centralen för bildning och välfärd Kirsi Kinnunen tfn 0440 555 250, chefen för kultur- och fritidsväsendet Leif Eriksson tfn 040 568 4138 och lokalchef Kenneth Albrecht tfn 0440 555 412

Lovisa stad har i användning det elektroniska bokningssystemet Julius, som används av idrottstjänsterna i lokalbokningar. Detta bokningssystem kunde utnyttjas mer omfattande och effektivare än för närvarande. Det är allt skäl att centralisera lokalbokningarna och förvalta dem genom ett digitalt system. Detta skulle bringa staden och invånarna följande nyttor:

Bättre åtkomst och transparens för lokalerna:

• Användarna ser i realtid vilka lokaler är lediga och när.
• Underlättar lokalbokningen för alla kommuninvånare och föreningar.

Effektivare lokalanvändning:

• Man undviker överlappande bokningar och tomma lokaler.
• Lokalernas användningsgrad kan följas upp och utvecklas baserat på fakta.

Besparingar och lättare förvaltning:

• Minskning i manuellt arbete.
• Möjligheten att automatisera bekräftelserna, faktureringen och anmälningar.

Användarnas aktiva deltagande:

• Föreningar och privatpersoner kan själva snabbt och enkelt boka lokaler för sitt bruk.
• Möjligheten att direkt ge respons via systemet.

Centralen för näringsliv och infrastruktur ansvarar för närvarande för användningen av lokalerna på Lovisa Societetshus. Societetshuset innefattas i centralens budget för 2025. Ändringen av stadens personalorganisation träder i kraft 1.7.2025 då beteckningen för den som ansvarar för Societetshusets lokaler ändrar.

Kulturtjänsterna kunde utnyttja Societetshuset i sin verksamhet i större grad än för närvarande. Användningen av Societetshuset bör effektiveras för byggnaden är underutnyttjad. Det är motiverat att överföra ansvarandet för bokningarna av Societetshusets lokaler till stadens kulturtjänster. Om ärendet har förhandlats under våren 2025 mellan lokalchefen och dem som ansvarar för kulturtjänsterna.

Föredragning Direktören för centralen för bildning och välfärd Kirsi Kinnunen 

Förslag Kultur- och fritidsnämnden beslutar att föreslå stadsstyrelsen att
a. bokningen av Societetshusets lokaler överförs från nuvarande centralen för näringsliv och infrastruktur till kulturtjänsterna 1.8.2025. Gällande anslaget kommer det inte ännu ändringar i budgeten för 2025

b. i budgeten för 2026 avsätts ett anslag för kulturtjänsterna på kostnadsstället för Societetshuset

c. centraliseringen av det elektroniska bokningssystemet granskas i fortsättningen även vad gäller stadens övriga lokaler

d. ärendet framläggs centralen för näringsliv och infrastruktur till kännedom

Paragrafen justeras omedelbart under sammanträdet.

Behandling

Direktören för centralen för bilding och välfärd föreslog, att det svenskspråkiga protokollets förslag korrigeras som teknisk korrigering så att i början av förslaget sätts följande text till: Kultur- och fritidsnämnden beslutar att föreslå stadsstyrelsen att. Nämnden godkände det.

Beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutade att föreslå stadsstyrelsen att
a. bokningen av Societetshusets lokaler överförs från nuvarande centralen för näringsliv och infrastruktur till kulturtjänsterna 1.8.2025. Gällande anslaget kommer det inte ännu ändringar i budgeten för 2025.

b. i budgeten för 2026 avsätts ett anslag för kulturtjänsterna på kostnadsstället för Societetshuset.

c. centraliseringen av det elektroniska bokningssystemet granskas i fortsättningen även vad gäller stadens övriga lokaler.

d. ärendet framläggs centralen för näringsliv och infrastruktur till kännedom.

Paragrafen justerades omedelbart under sammanträdet.