Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.
Pöytäkirja 03.06.2025/Pykälä 71

KUVA 03.06.2025 § 71  

547/10.03.02.02/2025  

Valmistelija sivistys- ja hyvinvointikeskuksen johtaja Kirsi Kinnunen, puh 0440 555 250, kulttuuri- ja vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, puh 040 568 4138 ja tilapäällikkö Kenneth Albrecht, puh 0440 555 412

Loviisan kaupungilla on käytössään sähköinen varausjärjestelmä Julius, jota liikuntapalvelut käyttävät tilavarauksissa. Tätä varausjärjestelmää voisi hyödyntää nykyistä laajemmin ja tehokkaammin. On syytä keskittää tilojen varaukset ja hallinnoida niitä yhden digitaalisen järjestelmän kautta. Tämä tuo seuraavia hyötyjä kaupungille ja asukkaille:

Tilojen parempi saavutettavuus ja läpinäkyvyys:

• Käyttäjät näkevät reaaliaikaisesti, mitkä tilat ovat vapaana ja milloin.
• Helpottaa tilojen varaamista kaikille kuntalaisille ja yhdistyksille

 Tehokkaampi tilojen käyttö:

• Vältetään päällekkäisiä varauksia ja tyhjillään olevia tiloja.
• Tilojen käyttöastetta voidaan seurata ja kehittää faktaan perustuen.

Säästöjä ja hallinnon kevennystä:

• Vähemmän manuaalista työtä.
• Mahdollisuus automatisoida vahvistukset, laskutus ja ilmoitukset.

Käyttäjien aktiivinen osallistuminen:

• Yhdistykset ja yksityishenkilöt voivat itse varata tiloja omaan käyttöönsä nopeasti ja helposti.
• Mahdollisuus palautteen antamiseen suoraan järjestelmän kautta.

Loviisan Seurahuoneen tilojen käytöstä vastaa tällä hetkellä elinkeino- ja infrastruktuurikeskus, jonka vuoden 2025 talousarvioon Seurahuone sisältyy. Kaupungin henkilöstöorganisaation muutos astuu voimaan 1.7.2025 alkaen, jolloin Seurahuoneen tiloista vastaavan tahon nimike muuttuu.

Kulttuuripalvelut voisivat hyödyntää Seurahuonetta nykyistä enemmän toiminnassaan. Seurahuoneen käyttöä tulisi tehostaa, koska rakennus on vajaakäytöllä. On perusteltua siirtää Seurahuoneen tilojen varauksista vastaaminen kaupungin kulttuuripalveluille. Asiasta on neuvoteltu kevään 2025 aikana tilapäällikön ja kulttuuripalveluista vastaavien kesken.

Esittelijä Sivistys- ja hyvinvointikeskuksen johtaja Kirsi Kinnunen

Ehdotus Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää ehdottaa kaupunginhallitukselle, että
a. Seurahuoneen tilojen varaus siirretään tämänhetkiseltä elinkeino- ja infrastruktuurikeskukselta kulttuuripalveluille 1.8.2025 alkaen. Määrärahan osalta ei vuoden 2025 talousarvioon vielä tule muutoksia.

b. Talousarvioon vuodelle 2026 varataan kulttuuripalveluille määräraha Seurahuoneen kustannuspaikalle.

c. Sähköisen varausjärjestelmän keskittämistä tarkastellaan jatkossa muidenkin kaupungin tilojen osalta.

d. Asia annetaan tiedoksi elinkeino- ja infrastruktuurikeskukselle.

Pykälä tarkastetaan välittömästi kokouksessa.

Käsittely

Sivistys- ja hyvinvointikeskuksen johtaja ehdotti, että ruotsinkielisen pöytäkirjan ehdotusta korjataan teknisenä korjauksena niin, että ehdotuksen alkuun lisätään teksti: Kultur- och fritidsnämnden beslutar att föreslå stadsstyrelsen att. Lautakunta hyväksyi tämän.

Päätös Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti korjata ruotsinkielisen pöytäkirjan ehdotusta teknisenä korjauksena niin, että ehdotuksen alkuun lisättiin teksti: Kultur- och fritidsnämnden beslutar att föreslå stadsstyrelsen att.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti ehdottaa kaupunginhallitukselle että
a. Seurahuoneen tilojen varaus siirretään tämänhetkiseltä elinkeino- ja infrastruktuurikeskukselta kulttuuripalveluille 1.8.2025 alkaen. Määrärahan osalta ei vuoden 2025 talousarvioon vielä tule muutoksia.

b.Talousarvioon vuodelle 2026 varataan kulttuuripalveluille määräraha Seurahuoneen kustannuspaikalle.

c. Sähköisen varausjärjestelmän keskittämistä tarkastellaan jatkossa muidenkin kaupungin tilojen osalta.

d. Asia annetaan tiedoksi elinkeino- ja infrastruktuurikeskukselle.

Pykälä tarkastettiin väittömästi kokouksessa.